En spend analyse kan i prinsippet gjennomføres i alt fra excel til mer avanserte spendanalyseverktøy. Det finnes også ferdige excelmaler som DIFI har utviklet primært for stat og kommune. Fordelen med å bruke excel som verktøy er i hovedsak at det er tilnærmet gratis, samt at man har stor fleksibilitet i utformingen. Den store ulempen er at det tar tid å bygge/tilpasse en mal og at man må gjøre større manuelle oppdateringer hver gang man skal oppdatere spendanalysen. Typisk blir man også veldig avhengig av personen som setter opp excelmalen og med store mengder manuelt arbeid, øker også risikoen for feil.
I forhold til mer egnede spendanalyseverktøy finnes det mange alternativer og leverandører, men markedet kan grovt deles inn i tre deler:
- Verktøy tilknyttet S2P/P2P systemer (f.eks. SAP Ariba)
- Business Intelligence verktøy (f.eks. Qlik)
- Spesialiserte Spend analysevertøy (f.eks. Spendency)
Ytterligere detaljer om denne tredelingen kan leses i vår guide til verdiskapende spendanalyser. I dette blogginnlegget vil vi evaluere fordeler og ulemper med hhv BI verktøy og spesialiserte spendanalyseverktøy som kan passe spesielt bra for mange små og mellomstore virksomheter.
BI verktøy vs spesialiserte spendanalyseverktøy
BI verktøy
BI verktøy (f.eks Qlik og Power BI) er uovertrufne til å visualisere store samlinger av data, der datagrunnlaget typisk er konsistent over tid. Det er i stor grad opp til den enkelte virksomhet å kravstille hva man ønsker å fordype seg i, og så må dette bygges/konfigureres. For innkjøpsformål er det flere fordeler med et BI verktøy, men også en del utfordringer som kan være greit å være klar over får man tar en beslutning.
Fordeler med BI verktøy som spendanalyseverktøy:
- Man kan evt benytte seg av eksisterende lisenser og lettere etablere samarbeid med øvrige deler av organisasjonen siden all data integreres på ett sted
- Automatisk oppdatering av info basert på tilknyttede ERP system
- Kan skreddersys i større detalj basert på behov. I prinsippet kan alt bygges og tilpasses. Kun egen datakvalitet som setter begrensninger
Utfordringer med BI verktøy som spendanalyseverktøy:
- En implementering/tilpasning av BI verktøy vil imidlertid kreve mer ressurser innledningsvis (tid, kost og ressurser) for at dette skal kunne settes opp og fungere på en hensiktsmessig måte.
- Man har ikke støtte for å kunne normalisere inngående data (eks slå sammen leverandørdubletter) eller å berike data (eks regler på leverandører fra samme konsern, splitte leverandør på ulike kategorier)
- Fare for feilkilder og dårligere datakvalitet øker ettersom det er flere brukere av ERP system (også brukere som ikke har innkjøpsperspektiv)
- En kontoplan vil ikke fungere som hensiktsmessig leverandør og markedsrettet kategoristruktur
Det finnes muligheter til å håndtere de utfordringene på siden av BI verktøyene, men dette vil kreve utvikling av verktøy og potensielt høye kostnader både for utviklingen og vedlikehold.
Spesialiserte spendanalyseverktøy
Så over til spesialiserte spendanalyseverktøy (f.eks. Spendency). Denne type verktøy er skreddersydd for innkjøpsfunksjonen og er i mange tilfelle skybasert. En implementering av denne type system vil i de fleste tilfeller være betydelig rimeligere og kreve mindre tid og ressurser. Vedlikeholdskostnadene vil også være minimale.
Fordeler med spesialiserte spendanalyseverktøy:
- Rask, enkel og rimelig implementering. Enkelte verktøy kommer også med prøveperioder og exitmuligheter dersom det ikke viser seg å være passende for virksomheten
- Man kan enkelt normalisere og berike data ved behov, som gir en økt kvalitet og nøyaktighet på analysen
- Enkle og brukervennlige grensesnitt med standard grafer som enkelt kan brukes til å kommunisere med øvrige deler av organisasjonen. Dette gjør igjen at man lett kan identifisere potensielle forbedringsområder og verdiskapende sourcing events
- Flere verktøy tilbyr nordisk support
Utfordringer med spesialiserte spendanalyseverktøy:
- Nytt system i porteføljen til virksomheten
- Delvis manuell oppdatering av data innledningsvis. Blir i økende grad delautomatisert gjennom bruk og oppsett av regler
- Støtter ikke automatisk opp rundt øvrige funksjonsbehov i organisasjonen
Ønsker du å få full kontroll over din virksomhets innkjøpsvolum? Og/eller finne ut av hvilken spendanalyseverktøyløsning som passer best for dere? Les mer i vår guide om verdiskapende spendanalyser eller ta kontakt for en uforpliktende prat i dag!
