Visste du at innkjøp kan utgjøre opp mot 80% av totalkostnadene til norske virksomheter? Da sier det seg selv at innkjøp er helt avgjørende for en bedrifts konkurransekraft. Det er derimot vanskelig å gjøre noe med det man ikke vet. Kan du med hånden på hjertet si at du har full oversikt over din bedrifts kostnader? Mest sannsynlig kan du ikke det.
I en undersøkelse gjennomført av Deloitte i 2020 svarte nemlig bare 50% av de spurte innkjøpssjefene at de hadde høy eller veldig høy innsikt i transaksjonene til de største leverandørene sine. Så mange som 90% svarte at innsikten i øvrig leverandørbase var moderat eller lav. Dette er ikke så ulikt den virkeligheten som vi i Stretch InProcure møter der ute hos kunder og ulike innkjøpsavdelinger. Vi ser at det er store variasjoner mellom bedrifter når det kommer til innsikt i eget kjøpsdata eller spend. Dette har spendanalysen, eller kostnadsanalysen om du vil, som formål å gjøre noe med.
Hva er spendanalyse og hvorfor er det viktig?
En spendanalyse er en analyse av en virksomhets historiske kjøpsdata og som gir en komplett oversikt over kostnadsbildet. Å gjennomføre en slikn spendanalyse kan gi en bedrift en rekke fordeler. Mange opplever at det åpner seg opp et gevinstpotensial i egen kostnadsbase som man kanskje ikke var klar over at var der. Hensikten med en spendanalysekostnadsanalyse er:
- Å få full kontroll over kostnadene
- Identifisere besparelsesmuligheter og iverksette tiltak basert på fakta
- Måle og kommunisere forbedringer og gevinster
La oss se litt nærmere på de ulike punktene:
Full kontroll over kostnader
Det er vanskelig å gjøre noe med det man ikke vet, men desto enklere å ta affære når man har alle fakta på bordet. En spendanalyse vil gi deg en komplett oversikt over alle kostnader og transaksjoner, slik at det blir enklere for deg å vite hvordan du burde gå frem for å hente ut maksimal gevinst.
Identifiser besparelser
Når man først har oppnådd innsikt i alle kjøpsdata er det enklere å identifisere muligheter for konkrete besparelser innenfor ulike kategorier. Noen virkemidler for å redusere innkjøpskostnader kan være:
- Konsolidering av kontrakter og/eller volum
- Reforhandling av eksisterende avtaler
- Konkurranseutsetting
Måle og kommunisere forbedringer og gevinster
En spendanalyse gjør det enklere å måle og kommunisere forbedringer som igjen kan gi økt gevinst. Gode prosesser og innkjøpsavtaler er eksempelsvis lite verdt om de ikke benyttes. Ved hjelp av spendanalysen får man nødvendig innsikt og full kontroll på avtalelojalitet og prosesser. Dette gjør det mulig å identfisere maverick spend og kategorier med høyest andel av kjøp uten avtale. Visste du for eksempel at bare ved å sørge for at avtalene man har inngått faktisk benyttes ligger det et stort potensiale? Økt avtalelojalitet gir faktisk erfaringsmessig 10-20% besparelse, og hvem vil ikke være interessert i det?
Verktøyet Spendency og hvordan gjennomføre en spendanalyse
For å gjennomføre en spendanalyse kreves et verktøy. Excel kan fungere fint om analysen skal utføres kun én gang, men for den som ønsker å gjenta analysen ved jevne mellomrom vil et eget spendanalyseverktøy være en god investering. Å gjøre øvelsen i et regneark er en svært tidskrevende prosess og vil derfor bli for tungt og kostbart i lengden. I tillegg er regnskapsdataen ofte av en dårlig kvalitet. Et verktøy vil hjelpe til med å forenkle arbeidet med å skape synlighet og optimalisere dataen for analysen.
Verktøyet Spendency
I Stretch liker vi verktøyet Spendency, fordi det er enkelt å bruke og går raskt å innstallere. Vi er opptatt av at spendanalyse ikke skal være et IT prosjekt. Innkjøpsavdelingens tid må legges på å gjennomføre de tiltakene som gir gevinst, ikke på å implementere et nytt verktøy. Ute hos våre kunder har vi hatt stor suksess med å gjøre en første analyse som identifiserer de såkalte «Quick wins», dvs. de omårdene der man raskest og på enklest måte kan hente ut gevinst, med hjelp av Spendency. Eller som en kunde av oss uttrykte det:
«En første analyse avdekket et gevinstpotensiale på 10 MNOK år 1 ved «quick wins». Vi fikk hjelp til å konkurranseutsatte flere kategorier og dette bidro til besparelser på 18 MNOK i løpet av 1,5 år»
I samarbeid med konsulenter fra Stretch tok det bare 3 uker for denne kunden å få Spendency innstallert, konsolidere og vaske data fra ulike systemer og gjennomføre en første analyse som åpnet opp for et gevinstpotensialet på 10MNOK. Et bevis på at spendanalyse ikke behøver å være like komplekst og tidskrevende som mange tror!
Hva må du huske fra denne artikkelen?
En spendanalyse, eller kostnadsanalyse, handler til syvende og sist om nødvendig innsikt i kjøpet for å kunne gjennomføre faktabaserte og smartere innkjøpsbeslutninger. Ved hjelp av spendanalysen vil du kunne ta faktabaserte beslutninger og bruke informasjonen og innsikten til å iverksette smarte tiltak. For ett engangs tilfelle vil Excel kunne fungere fint som verktøy, men om øvelsen skal gjentas ved jevne mellomrom vil et spendanalyseverktøy være en god inverstering. I samarbeid med Stretch InProcure vil du være oppe å gå med den første analysen gjennomført på bare 3 uker!