Visste du at innkjøp kan utgjøre opp mot 80% av totalkostnadene til norske virksomheter? Da sier det seg selv at innkjøp er helt avgjørende for en bedrifts konkurransekraft. Det er derimot vanskelig å gjøre noe med det man ikke vet. Kan du med hånden på hjertet si at du har full oversikt over din bedrifts kostnader? Mest sannsynlig kan du ikke det. Gjentagende element i spørreundersøkelser er at halvparten av spurte innkjøpssjefer, sier at de har høy eller veldig høy innsikt i transaksjonene til de største leverandørene sine. Så mange som 90% svarer at innsikten i øvrig leverandørbase er moderat eller lav. Dette er ikke så ulikt den virkeligheten som vi i Stretch InProcure møter der ute hos kunder og i ulike innkjøpsavdelinger. Vi ser at det er store variasjoner mellom bedrifter når det kommer til innsikt i egne kjøpsdata eller eget kostnadsbilde. Dette har spendanalysen, eller kostnadsanalysen om du vil, som formål å gjøre noe med.
Hva er spendanalyse og hvorfor er det viktig?
En spendanalyse er en analyse av en virksomhets historiske kjøpsdata og som gir en komplett oversikt over kostnadsbildet. Gjennomføring av en slik spendanalyse kan gi bedriften en rekke fordeler. Mange opplever at det åpner seg opp et gevinstpotensial i egen kostnadsbase som man kanskje ikke var klar over at var der. Hensikten med en spendanalyse er:
- Få full kontroll over kostnadene
- Identifisere besparelsesmuligheter og iverksette tiltak basert på fakta
- Måle og kommunisere forbedringer og gevinster
La oss se litt nærmere på de ulike punktene:
Full kontroll over kostnader
Det er vanskelig å gjøre noe med det man ikke vet, men desto enklere å ta affære når man har alle fakta på bordet. En spendanalyse vil gi deg en komplett oversikt over alle kostnader og transaksjoner, slik at det blir enklere for deg å vite hvordan du burde gå frem for å hente ut maksimal gevinst.
Identifiser besparelser
Når man først har oppnådd innsikt i alle kjøpsdata er det enklere å identifisere muligheter for konkrete besparelser innenfor ulike kategorier. Noen virkemidler for å redusere innkjøpskostnader kan være:
- Konsolidering av kontrakter og/eller volum
- Reforhandling av eksisterende avtaler
- Konkurranseutsetting
Måle og kommunisere forbedringer og gevinster
En spendanalyse gjør det enklere å måle og kommunisere forbedringer som igjen kan gi økt gevinst. Gode prosesser og innkjøpsavtaler er eksempelvis lite verdt om de ikke benyttes. Ved hjelp av spendanalysen får man nødvendig innsikt og full kontroll på avtalelojalitet og prosesser. Dette gjør det mulig å identifisere maverick spend og kategorier med høyest andel av kjøp uten avtale. Visste du for eksempel at bare ved å sørge for at avtalene man har inngått faktisk benyttes ligger det et stort potensial? Økt avtalelojalitet gir faktisk en erfaringsmessig 10-20% besparelse, og hvem vil ikke være interessert i det?
Digitalt verktøy og hvordan gjennomføre en spendanalyse
For å gjennomføre en spendanalyse kreves et verktøy. Excel kan fungere fint om analysen skal utføres kun én gang, men for den som ønsker å gjenta analysen ved jevne mellomrom, vil et eget spendanalyseverktøy være en god investering. Utføring av en slik øvelse i et regneark er en svært tidskrevende prosess og vil derfor bli for tungt og kostbart i lengden. I tillegg er regnskapsdataen ofte av dårlig kvalitet. Et verktøy vil hjelpe til med å forenkle arbeidet med å skape synlighet og optimalisere dataen for analysen.
Mange verktøy å velge blant
I Stretch liker vi at verktøyet er enkelt å bruke og er raskt å installere. Vi er opptatt av at spendanalyse ikke skal være et IT-prosjekt. Innkjøpsavdelingens tid må brukes på gjennomføring av tiltakene som gir gevinst, ikke på implementering av et nytt verktøy. Ute hos våre kunder har vi hatt stor suksess med å gjøre en første analyse som identifiserer såkalte «Quick wins», dvs. områdene der man raskest og på enklest måte kan hente ut gevinst, med hjelp av verktøyet Spendency. Eller som en kunde av oss uttrykte det:
«En første analyse avdekket et gevinstpotensiale på 10 MNOK år 1 ved «quick wins». Vi fikk hjelp til å konkurranseutsatte flere kategorier og dette bidro til besparelser på 18 MNOK i løpet av 1,5 år»
I samarbeid med konsulenter fra Stretch klarte denne kunden å få SaaS-verktøyet Spendency installert på kun 3 uker. I løpet av denne korte perioden lyktes de med å konsolidere og rense data fra forskjellige systemer. Resultatet var en grundig analyse som avdekket et mulig gevinstområde på hele 10 millioner norske kroner. Dette demonstrerer tydelig at spendanalyse ikke nødvendigvis må være like komplekst og tidkrevende som mange tror!
Hva må du huske fra denne artikkelen?
En spendanalyse, eller kostnadsanalyse, handler til syvende og sist om nødvendig innsikt i det totale bildet av kostnadsstrukturen i virksomheten. En skal ta faktabaserte og dermed smartere innkjøpsbeslutninger. Ved hjelp av spendanalysen vil du kunne ta faktabaserte beslutninger og bruke informasjonen og innsikten til å iverksette smarte tiltak. For engangs tilfeller vil Excel kunne fungere fint som verktøy, men om øvelsen skal gjentas ved jevne mellomrom vil et spendanalyseverktøy være en god investering. I samarbeid med Stretch InProcure vil du være oppe å gå med den første analysen gjennomført på bare 3 uker!