Eksempel 1: Evaluering etter opplæring i et digitalt kompetansesystem
Noe av formålet med initiativet var at ansatte selv skal ha større ansvar for å ha den oppdaterte kompetansen som sin rolle krever for å være i compliance. Målet er blant annet mindre bruk av overtid og gjennom det kostnadsbesparelse.
Det var stor bevissthet rundt og kjennskap til initiativet grunnet et tidligere feilet utrullingen. Holdningen var: “På tide! Dette har vi ventet på.”
- Awareness og Desire ble fulgt opp i fokusgrupper med viktige nøkkelpersoner. Etterhvert som ny løsning ble mer og mer klar ble det lagt opp til å øke lysten ved å gi mer informasjon og følge med på prat i sosiale kanaler.
Opplæringen var her i form av digitale kurs med instruktør.
- For å måle Knowledge og Ability, ble de sent ut i et Forms-skjema på slutten av alle kurs.
Her er spørsmålene:
- Satt du deg inn i forkurset (vedlagt i invitasjonene) i forkant av kurset?
(Svaralternativer; Ja / Nei)
- I hvilken grad føler du deg i stand til å ha kontroll på din kompetanse i det nye systemet?
(Svaralternativer; I stor grad / I noen grad / I liten grad / Ikke i det hele tatt)
- Etter dette kurset, vet du hvordan du kan ha kontroll på egen kompetanse?
(Svaralternativer; Ja /Usikker, trenger veiledning / Nei)
- Vet du hvordan du finner hvilke kurs du skal ta og hvordan du gjennomfører dem?
(Svaralternativer; Ja /Usikker, trenger veiledning / Nei)
- Vet du hvordan du registrer gjennomført opplæring og øvelser?
(Svaralternativer; Ja /Usikker, trenger veiledning / Nei)
- Vet du hvordan du går frem for å laste opp vedlegg på sertifikater?
(Svaralternativer; Ja /Usikker, trenger veiledning / Nei)
- Vet du hvordan du går frem for å fremvise dokumentasjon på egen kompetanse dersom du blir spurt om dette?
(Svaralternativer; Ja /Usikker, trenger veiledning / Nei)
- Er det noen begreper du fortsatt opplever dom vanskelig eller uforståelige?
(Svaralternativer; Åpent, skriv inn)
- Totalt sett, hvor fornøyd var du med dagens opplæring?
(Score fra 1–5 stjerner)
Hvordan opprettholde utbytte for organisasjonene?
- Reinforcement; Parallelt med utvikling av løsning og fokus på endringsreise ble det også gått opp en ny prosess og roller for videre utvikling og opprettholdelse av kompetansesystemet og oppfølging av ledere og lokale opplæringskoordinatorer.
Ledere bruker data fra systemet og i sosiale kanaler følges viktige målgrupper opp. I tillegg er det jevnlige revisjoner og uttrekk av systemdata.
Eksempel 2: Evaluering i 3 faser for et større standardiserings- og digitaliseringsprosjekt innen drift og vedlikehold; Awarness/Desire, Knowledge/Ability og Reinforcement
Formålet med initiativet var standardisering og innsamling av data på tvers av 40 separate enheter med mål om stordriftsfordeler, kostnadskontroll, kunnskapsbaserte beslutninger og på sikt kostnadsbesparelser.
Det var definert som store gap i både bevissthet, lyst, kunnskap og evne. Skifte av/innføring av verktøy medførte en stor endring. Deler av målgruppen gikk fra ingen registrering i dagens situasjon til å skulle dokumentere både forebyggende arbeid, korrektivt og driftsaktiviteter.
Det ble bygget opp et eget løp for onboarding av toppledere/sponsorer, nærmeste ledere, kommunikasjon og opplæring.
Det ble opprettet tre spørreundersøkelser for tre faser og diverse møter med hver enhet ansikt til ansikt. I tillegg ble det lagt til rette for support og prat i sosiale kanaler, oppfølging av forvaltningsrevisjon og bygget nye rapporter i Power BI med uttrekk av systemdata.
Her er eksempler på spørsmål fra undersøkelsene. Undersøkelse ble distribuert i samarbeid med nærmeste leder.
(Svaralternativer; Helt enig 5 – 1 Helt uenig, hvis ikke annet er oppgitt)
Fase 1, Awarness og Desire ble distribuert etter introduksjonsmøter per enhet.
Awarness ;
- Innføringen av det nye systemet påvirker i stor grad måten jeg og avdelingen min jobber på.
- Jeg forstår mulighetene standardisering gir for læring på tvers av enheter.
- Jeg forstår mulighetene som reel ressursbruk, timer og innkjøp, gir for forvaltning av anleggene våre.
- Jeg forstår mulighetene registrering av tid på både arbeidsoppgaver og driftsaktiviteter gir for bedre ressursplanlegging
- Jeg forstår konsekvensene av manglende eller feil registrering av arbeidsoppgaver og timer
Desire;
- Jobben er ikke utført før dokumentasjon er gjennomført.
- Større fokus på timeføring tydeliggjør det vi gjør og er nyttig
- Følger du med på Team FDV og kanalen Tips&triks for å holde deg oppdatert? (Svaralternativ; Ja/nei)
- Gir de forebyggende vedlikeholdstiltakene mening? (Svaralternativ; Ja/nei)
- Hvis Nei, kan du gi eksempler på hva som ikke gir mening? (Svaralternativ; Fritekst)
- Jeg mener at det nye FDV systemet i IFS møter våre behov
- Har du forslag til konkrete forbedringer i systemet på desktop eller mobil? (Svaralternativ; Fritekst)
Fase 2, Knowledge og Ability (og tilbakemeldinger på kurs) ble distribuert ved Go live, etter opplæring (kurs) per enhet. (NB! Spørsmål fra fase 1, Awarness og Desire ble da også gjentatt.)
- Opplæringen jeg mottok på kurs var relevant
- De praktiske øvelsene var nyttige
- Det var satt av nok tid til hvert tema
- Læringsmateriellet vi har fått er forståelig
- Det var satt av tid til kurs slik at jeg fikk ro rundt læringen
- Jeg har den digitale kunnskapen jeg trenger for å avrapportere en forebyggende vedlikeholdsoppgave
- Jeg har den digitale kunnskapen jeg trenger for å opprette korrektiv arbeidsoppgave.
- Jeg vet alltid når jeg skal opprette en korrektiv arbeidsoppgave (Svaralternativ: Ja / Nei)
- Jeg har fått tilstrekkelig opplæring til å utføre jobben min på en god måte i det nye systemet
- Kjenner du til driftsaktivitetene du skal føre timer på? (Svaralternativ: Ja / Nei)
- Jeg vet hvor jeg skal henvende meg for å få hjelp og støtte med det nye systemet
- Jeg får den støtten jeg trenger av kolleger
Fase 3, Reinforcement ble distribuert rundt 4 – 6 uker etter Go live.
(NB! Spørsmål fra fase 1 og 2 ble da også gjentatt.)
- Jeg er i stand til å jobbe på ny måte på mobil og i FDV-appen
- Jeg bruker Mobilen og den nye FDV-appen daglig i jobben
- Jeg ber om hjelp hvis jeg møter utfordringer knyttet til det å jobbe i nytt system
- Jeg registrerer daglig korrektive arbeidsoppgaver i det nye systemet på desktop
- Jeg registrerer daglig timer på driftsaktiviteter
- Jeg får den hjelpen jeg trenger av Superbruker
- Prosjektets kampanjeside er nyttig og forståelig
- Jeg får svar på spørsmål og support i teamskanalen Spør Team FDV
- Jeg får nyttig input om utvikling og nye muligheter i systemet i kanalen Tips&triks.
Hvordan opprettholde utbytte for organisasjonene?
Bygging av superbrukernettverk og videre motivering av superbrukere står sentralt. I tillegg ble det utviklet en egen opplæring og oppfølging av ledere til å bruke rapporter fra systemet og aktualisere avrapportering for sine ansatte. Det er også opprettet KPIer opp til toppledelsen på brukeradopsjon, compliance og produktivitet.