Hvordan skape en mer effektiv arbeidshverdag? Hvordan bygge endringskultur og sikre gevinstrealisering? Dette er spørsmål Oslo kommune stilte seg etter å ha implementert Microsoft 365 som samhandlings- og kontorstøtte-løsning i 2021. Implementeringen var en av de største IT-investeringene i Oslo kommune noensinne, og omfattet endringer i ulik grad for mer enn 40 000 ansatte.
Utviklings- og kompetanseetaten (UKE), Oslo kommunes interne tjenesteleverandør og ansvarlig for utrulling og forvaltning av Microsoft 365, har etablert et team av endringsledere for å jobbe nettopp med disse spørsmålene. Teamet består av en endringsglad gjeng med bred kompetanse fra ulike konsulenthus, deriblant vår konsulent Ingrid Espe Alfredsen fra Stretch Accelerate AS. Under ledelse av UKE har endringsteamet støttet kommunens 45 ulike virksomheter med å øke utnyttelsen av Microsoft 365. De har hjulpet med å tilpasse og forbedre arbeidsprosesser for en mer effektiv arbeidshverdag, samt bygge en felles kunnskapskapital for å bidra til mer deling og samhandling på tvers i kommunen.
Ingrid har vært med å skape stor verdi gjennom sitt engasjement. Hennes faglige tyngde, skarpe strategiske og taktiske blikk, og ikke minst sterke egenskaper som lagspiller, har bidratt til at teamet har blitt en suksess og skapt varige fotavtrykk.
Monica Haglund, prosjektleder for implementering og utrulling av Microsoft 365 i Utviklings- og kompetanseetaten
Oslo kommune, som jobber med et bredt spekter av tjenester, har ansatte med svært ulik arbeidshverdag og ulike behov. Det store spørsmålet ble dermed: Hvordan går et lite endringsteam frem for å treffe flest mulig? I samarbeid med UKEs kundeansvarlig-team, som kjenner virksomhetenes behov godt, gjennomførte endringsteamet en kartlegging og definerte satsningsområder. Strategiske partnersamarbeid ble et satsningsområde, der fokuset er å finne grupper med felles mål og behov, så initiativ kan skaleres, skape synergier og ha en overføringsverdi til flere. Her har det eksempelvis blitt gjennomført en pilot i samarbeid med Bydel Gamle Oslo og andre samarbeidspartnere, om tilpasset opplæring i Teams for barnehageansatte. Piloten var vellykket og legger til rette for at ansatte vil kunne få et kompetanseløft, økte samhandlingsmuligheter og frigjøring av mer tid til deres primære fokus; barna. Et annet eksempel er ansatte ved kommunens gravlunder. Her piloterte teamet en ny løsning for å effektivisere og digitaliserte manuelle arbeidsoppgaver ute på gravlundene, ved bruk av Microsoft Power Plattform. Dette ble gjort i samarbeid med Gravplassetaten og Vestre Gravlund, som blant annet førte til betraktelig tidsbesparing, mindre utskrift på papir og mer effektiv kommunikasjon internt. Løsningen kan skaleres og videreutvikles i dag, av Gravplassetaten selv, til nytte for flere ansatte. Etatsleder i Gravplassetaten, Magne Mikal Hustavenes, sa etter samarbeidet:
Nå har vi gått fra å snakke om Microsoft 365 til å oppleve verktøyene som problemløsende for oss. OG det sprer seg i etaten. Veldig gøy!
Søren Erik Jakobsen og Eskil Rognhaug fra Vestre Gravlund
Hvilke nøkkelroller er viktige når man jobber med endring? Lederskapet som utøves er en avgjørende faktor for vellykket endring og gevinstrealisering. Med 45 ulike virksomheter i Oslo kommune, er det mange ledergrupper. Derfor er et annet viktig satsningsområde for endringsteamet kommunens ledere. Gjennom dialog, rådgiving, foredrag og workshops jobber teamet med å skape forankring og forståelse for de nye kontorstøtteverktøyene. Dette arbeidet er med på å støtte lederne i selv å kunne være pådrivere for en god endringsprosess, og jobbe med gevinstrealisering i egen virksomhet. Som en del av dette arbeidet utviklet endringsteamet ulike konsepter rettet mot ledere, eksempelvis «Hybrid ledelse ved bruk av digitale verktøy». Dette er et svært populært konsept som får mange gode tilbakemeldinger.
Jeg har gjennom egen deltakelse sett at Ingrid på en profesjonell måte har fasilitert arbeidsmøter med virksomheters ledergrupper, der lederne skal lære å mestre nye verktøy, og hvor det skapes glede og lyst hos lederne til å være pådrivere for endring i egne avdelinger.
Tore Johannssen, Kundeansvarlig i Utviklings- og kompetanseetaten
Hvorfor er det viktig å skape engasjement hos de ansatte? For å lykkes med endringsledelse holder det ikke å kun jobbe med lederne, de ansatte må også involveres. Fra start er det viktig at det skapes en god forståelse blant de ansatte for hvorfor endringen er nyttig, hvilken betydning den har for deres arbeidshverdag og hvordan de kan nyttiggjøre seg endringen. For å ivareta dette jobber endringsteamet systematisk og kontinuerlig med flere initiativ, med spesielt fokus på kunnskapsdeling og opplæring. Det er blant annet etablert ulike kunnskapsdelingsnettverk, hvor ansatte deler erfaringer og ideer med hverandre på tvers, som har ført til at smarte løsninger og effektive arbeidsprosesser er delt og videreutviklet. Det er også laget en kunnskapsportal for alle kommunes ansatte, hvor de kan holde seg oppdatert, dele på tvers og selv finne frem til opplæring og nyttig informasjon.
Hvordan jobbe strukturert med endring over tid og skape entusiasme? En endring kommer sjelden alene, og ofte i tillegg til andre arbeidsoppgaver. Dette var også tilfelle i Oslo kommune, og var derfor et viktig fokus for endringsteamet, som vet at «endring er ikke noe som kommer av seg selv, det krever energi!». Teamet etablerte derfor poseringen «Arma i været» – en posering som skaper energi. Bare prøv selv da vel – reis deg opp og strekk arma i været! Kan du kjenne energien det gir? Teamet har tatt med seg denne poseringen i alt av leveranser og i alle møter med virksomhetene, og det har bredte seg i kommunen! Bilder av ansatte med «arma i været» blir delt både i interne og eksterne kommunikasjonskanaler. Ikke noe varmer et endringsteam mer – dette er ekte endringsglede!
Ved sommeren 2023 har Oslo kommune, som et resultat av arbeidet så langt, høstet mange gevinster fra investeringene som ble gjort, men ikke alle. Det har vært en økning i bruk av verktøyene og bedre samhandling internt, og på tvers av virksomhetene. En synlig delingskultur har bredt seg, hvor deling på tvers og det å lære av hverandre, har ført til synergi-effekter for mange ansatte. «Arma i været», med energi og endringsglede, har spredt seg rundt i kommunen som et synlig tegn på effekten av arbeidet. Lederforankringen har blitt styrket, noe som bidrar til økt engasjement, og forståelse for videre endringsarbeid og gevinstrealisering. Som hos så mange andre store arbeidsgivere er det ulik modenhet og alle har ikke kommet like langt. Med Ingrid i lead har endringsteamet utviklet et verktøy for å måle og følge opp utviklingen i modenhet. Verktøyet vil bli benyttet av forvaltningen i videre arbeid og er også distribuert til virksomhetene i kommunen for å understøtte lokal oppfølging. Kommunen vil fortsette sin endringsreise og høste flere gevinster basert på det gode grunnlaget som er lagt.
Monica Haglund og Ingrid Espe Alfredsen
Skal du gjennomføre en endring i ditt selskap?
Ta kontakt for en uformell prat om hvordan vi kan hjelpe deg og din virksomhet med å nå deres mål og realisere gevinster.