Stretch Optimize har bistått Hovedorganisasjonen KA i anskaffelse og implementering av et eiendoms- og FDV-system for alle landets kirkebygg og gravplasser. Stretch har hjulpet oss til å strukturere prosjektet, og vært gode samtalepartnere i strategiske og ressursmessige prioriteringer. Stretch går inn i materien og bidrar med reell substans, og den brede erfaringen de har fra andre IT-prosjekter har vært et viktig bidrag til at vi har fått i havn et stort og viktig prosjekt for vår sektor.
– Kjersti Kambestad, produkteier for Ordna eiendom i Hovedorganisasjonen KA
Hvordan kan en organisasjon med hundrevis av medlemmer forenkle forvaltning, drift og vedlikehold i en travel hverdag? For Hovedorganisasjonen KA, som blant annet driver rådgivning til landets kirkeeiere innenfor byggherrerollen, var svaret en strategisk digitalisering. I 2024 tok organisasjonen et viktig skritt videre ved å implementere et moderne FDV-system, som fikk navnet Ordna eiendom.
Gevinster og effekter
Et felles FDV-system sikrer en helhetlig forvaltning og bidrar til bedre ivaretakelse av kirkene som viktige kulturminner, til nytte for både nåværende og kommende generasjoner.
Daglig bruk av et felles FDV-system legger til rette for effektivisering og samarbeid, samtidig som oppfølging gjennom statistikker og rapporter gir mulighet for bedre styring. I tillegg legger Ordna eiendom til rette for rapportering av nøkkeltall for tilstand til sentrale myndigheter og til det opprettede bevaringsprogrammet for kulturhistorisk viktige kirker.
Teknologi står ikke alene, det handler om mennesker som skal ta det i bruk
Fra starten av prosjektet var det viktig å involvere brukere og interessenter. Gjennom involvering og påvirkningsmuligheter skapes de beste løsningene for brukerne. Det var også viktig fordi bruk av systemet vil være frivillig, da eiendommene eies av hvert sokn og forvaltes lokalt av kirkelige fellesråd. Det er 348 fellesråd i Norge i dag.
Brukere av systemet var estimert til over 1000. For å sikre en vellykket implementering var det avgjørende å tilrettelegge for grundig opplæring, brukerstøtte og brukerfora.
Prosjektet la til rette for åpen dialog og samarbeid med fellesrådene og andre viktige interessenter. Opplæringen var praktisk og tilpasset, med kurs, materiell og opplæringsfilmer. Tydelig kommunikasjon i flere kanaler sikret god synlighet. Dette gav gode resultater, deltakelse på kurs og antall brukere i systemet overgikk forventningene på kort tid.
Stretch var involvert fra forprosjekt til implementering, med grundig behovskartlegging og nøkkelrolle i anskaffelsen. Vi bidro med analyse, markedsdialog, kravspesifikasjon og støtte til tilbyderne. Etter anskaffelsen tok Stretch en koordinerende rolle i prosjektet. Som koordinator bidro Stretch med å følge opp leverandøren og sørge for et godt samarbeid gjennom tydelige forventningsavklaringer, hyppige og effektive møteplasser og som rådgiver i avklaringer og diskusjoner. Sammen med kunden bidro vi til å etablere en midlertidig brukerstøtte som gav verdifull læring og erfaring for hvordan den fremtidige permanente brukerstøtten kunne utformes. Systemet er nå implementert, og KA vil være en pådriver for å øke bruken og kontinuerlig forbedre prosesser både i og utenfor systemet – til verdi for sine medlemmer.
Om KA
Hovedorganisasjonen Kas overordnede strategi er å være hovedorganisasjon for kirkelige og ideelle virksomheter, ivareta og fremme deres felles interesser og yte service i samsvar med medlemmenes oppgaver og behov.
Om Stretch Optimize
Stretch Optimize hjelper flere av Norges og Nordens største selskap med prosjekt-, prosess- og endringsledelse i skjæringspunktet mellom forretning, teknologi og bruker.
Vil du vite mer om hvordan vi kan støtte dere gjennom de kontinuerlige endringene din organisasjon står overfor?