Prosjektledelse

Hvordan utforme virkningsfulle presentasjoner?

Tidligere denne uken ble jeg utfordret av kunden til å dele noen konkrete tips til hvordan man bør gå frem for forberede og utforme virkningsfulle presentasjoner. Med presentasjoner menes her et «slide deck» utformet i PowerPoint som skal presenteres for et publikum. Her følger en oppsummering av hovedpunktene vi pratet om.

Start med slutten. Før man starter med å utarbeide presentasjonen iPowerPoint bør man tenke grundig igjennom hva den overordnede hensikten med presentasjonen er. Hva ønsker man at publikum skal sitte igjen med av hovedpoenger når presentasjonen er ferdig?

Gjør deg kjent med publikum. Hva forventer de? Hvilket kunnskapsnivå og hvilken innstilling til temaet har de? Svarene på disse spørsmålene bør påvirke hvordan man legger opp presentasjonen og hvilke hovedpoenger man trekker frem.

Finn frem papir og blyant ogfortsett forberedelsene gjennom idemyldring. Fordelen med papir og blyant er at man ikke blir begrenset til konteksten elektroniske hjelpemidler gir. Man står fritt til å lage egne skisser og tankekart. Når man har gått tom for ideer fortsetter man med å kategorisere ideene. En god kategorisering gjør at man får et godt grunnlag til å begynne og sortere ideene i logisk rekkefølge. Dette er starten på formingen av den røde tråden som publikum skal følge gjennom presentasjonen. En god øvelse kan her være å tegne opp tomme bokser på et ark, for så fylle dem med innhold. Dette gjør at man får en god oversikt over rekkefølgen og flyten i presentasjonen. Når dette er gjort har man et glimrende utgangspunkt til å fortsette arbeidet i PowerPoint.

Keep it simple og reduser tekstinnholdet på sliden til et minimum. Presentasjonsguruen Guy Kawasaki anbefaler at man kun bør bruke en skriftstørrelse som er 30 eller større. En annen tommelfingerregel sier at man ikke bør bruke mer enn seks ord per slide. Dette høres kanskje ekstremt ut, og trengs ikke alltid å følges til punkt å prikke. Hovedpoenget med disse rådene handler om at man skal tenke nøye igjennom hva man tar med i hver enkelt slide. Husk at presentasjonen ikke skal være et manuskript. Begynner publikum å lese under presentasjonen har du mistet deres oppmerksomhet. Som foredragsholder er det du som spiller hovedrollen, mens presentasjonen er et hjelpemiddel. De mest effektive slidene under presentasjonen vil trolig være de som er totalt meningsløse uten din fortelling.

Hver slide skal ha et tydelig og relevant budskap. Man bør forsøke å holde seg til ett hovedpoeng per slide. Dette krever at man under planlegging og utforming av presentasjonen, stopper opp og stiller seg kritisk til hvorfor man har med akkurat det innholdet eller den sliden. Klarer man ikke å argumentere godt for hvorfor man har valgt å ta det med, bør man fjerne det fra presentasjonen. Alt som er med i presentasjonen skal underbygge ditt budskap.

Bør man benytte seg av handouts? Det å forberede en virkningsfull presentasjon, tar tid. Ved siden av å utforme presentasjonen bruker man også mye tid på notater, tenke over hva man skal si, og ikke minst hvordan man skal si det. Man ønsker at publikum skal sitte igjen med så mye meningsinnhold som mulig. Istedenfor å stole på sin egen prestasjon på scenen, velger mange å «sikre seg» gjennom å dele ut handouts i forkant av presentasjonen. Dette kan virke mot sin hensikt, da man risikerer at publikum er mer opptatt av å lese, fremfor å høre på det du har å si.

Teoretisk sett er det å utforme virkningsfulle presentasjoner en overkommelig oppgave. I praksis er det en kunstform man aldri blir utlært i.

 

 

Del dette innlegget