2 enkle tiltak for innkjøpsfunksjonen i en utfordrende tid

Innkjøp | mars 25, 2020 |

I en tid der store deler av Europas arbeidsstokk sitter på hjemmekontor blir de tradisjonelle måtene å arbeide på utfordret. Også for den delen av virksomheten som skal legge til rette for videre verdiskapning gjennom kontinuerlig produksjon. Jeg snakker selvsagt om innkjøpsfunksjonen.

Innkjøpsfunksjonens rolle i en utfordrende tid som denne er viktigere enn noen gang.

De selskapene som allerede har fulldigitalisert sin innkjøpsprosess har i denne perioden noen klare fortrinn. Med full innsikt til egen kostnads- og leverandørbase kan de effektivt identifisere risiko i sin forsyningskjede og iverksette tiltak. De virksomheter som ligger bak trenger ikke å fortvile. Nå finnes det ett mulighetsrom for å rigge seg til for tiden etter Covid-19, tiden for å agere er nå!

I en digitalisert innkjøpsprosess vil man kunne ha helhetsbildet klart for seg på hjemmekontoret ved noen få klikk. Ved bruk av moderne kommunikasjonsverktøy vil man kunne samhandle med sine leverandører og sørge for at prosessene går som normalt eller treffe egnede tiltak ved behov. Alt dette støttet av data som sikrer at de beslutninger som tas gjøres på ett faktabasert grunnlag. Men selv uten en fulldigitalisert prosess er det mye man kan gjøre. Jeg har i løpet av min egen hjemmekarantene evaluert tilbud, avholdt forhandlingsmøter og kommende uke skal jeg delta på flere digitale referansebesøk.  Det operasjonelle trenger absolutt ikke å stoppe opp så lenge de riktige verktøyene for kommunikasjon er på plass. Men hva med de strategiske perspektivene? Kan man benytte tiden til å rigge seg enda bedre til for det som kommer? Jeg mener definitivt «ja».

Om ditt selskap ikke allerede har digitalisert innkjøpsprosessen er det mange tiltak som kan gjennomføres. Hvor mye man skal favne om handler selvsagt om tilgjengelig kapasitet, men det finnes noen enkle grep som kan gjøres uten at det hverken tar mye kapasitet eller koster mye penger. Jeg tenker i første rekke på forberedende aktiviteter som setter selskapet i posisjon til å ta ut effekt når verden igjen begynner å normaliseres. Kanskje trenger man heller ikke å vente?

Jeg tenker spesifikt på 2 tiltak som kan gi din virksomhet ett «boost» i en utfordrende tid:

  1. Få kontroll over kostnadsbasen og identifiser quick wins

Ved å gjøre ett dypdykk i egen kostnadsbase vil det ligge såkalte quick-wins tilgjengelig. Det er bare det at disse ofte ligger skjult for virksomheten (ja, selv for innkjøpsfunksjonen) bak regnskapsdata, feilkonteringer og leverandørdubletter. Ved å benytte moderne verktøy som visualiserer denne dataen i tråd med ditt leverandørmarked og dine kategorier vil man relativt enkelt kunne identifisere de muligheter med høyest verdipotensial og relativt lav kompleksitet. Vi gjør det gjerne for deg, raskere ROI finner man ikke! Send oss ditt uttrekk fra regnskapssystemet så returnerer vi en quick win analyse for deg! Ønsker dere senere å ta i bruk systemet for å gjøre denne analysen på jevnlig basis (anbefalt) så er mesteparten av jobben allerede gjort!

Fig 1. Quick win analyse: Med innsikt til spendet på rett nivå er det enkelt å identifisere quick-wins i egen kostnadsbase og iverksette tiltak.
  1. Start jobben med å identifisere hvordan Deres digitale innkjøpstransformasjon skal se ut

Det er en jungel av systemer for å støtte Deres innkjøpsprosesser tilgjengelig i markedet. Men ikke alle systemer passer Deres virksomhet. Stretch har bred erfaring med implementering og rådgivning innenfor digitalisering av innkjøpsprosessen og kan hjelpe dere på denne reisen. Vi tar utgangspunkt i behovet og utfordrer dere gjerne med å tenke nytt. For en begrenset periode gir vi de 10 første virksomhetene som tar kontakt en gratis online mini-workshop (1 time) for å starte tankeprosessen. Ingen forpliktelser, bare gode og verdifulle råd på veien.

Stretch effekten innenfor innkjøpstransformasjon er økt konkurransekraft. Timingen har aldri vært bedre enn akkurat nå for å tilstrebe nettopp dette.

Ønsker du å gjennomføre noen av disse tiltakene, er nysgjerrig på hva vi ellers kan bistå med, eller bare har lyst på en prat rundt digitalisering av innkjøpsprosessen? Ta kontakt med leder for forretningsområdet, Morten Tonning på telefon 95071635 eller e-post morten.tonning@stretch.no .

Les også